Vrijwilligersovereenkomst Horror Productions Holland
1. Aard van overeenkomst
- Deze vrijwilligersovereenkomst is geen arbeidsovereenkomst in de zin van het burgerlijk wetboek.
- De samenwerking tussen Horror Productions Holland en u als vrijwilliger is geen
arbeidsverhouding in de zin van het ‘Buitengewoon Besluit Arbeidsverhoudingen’.
- Deze overeenkomst is geen dienstbetrekking in de zin van de ziektewet. De vrijwilliger is bij deze bekend met het feit dat deze op basis van deze overeenkomst niet verzekerd is voor de gevolgen van ziekte, arbeidsongeschiktheid en werkloosheid.

2. Geheimhouding
- Om deel te nemen is de vrijwilliger bij Horror Productions Holland (HPH) verplicht naast een
inschrijfformulier ook een geheimhoudingsverklaring in te vullen en te ondertekenen. Hierin benoemen wij de vrijwilliger als informatie ontvanger.
- De vrijwilliger is tijdens de duur en na het einde voor een periode van deze overeenkomst verplicht geheimhouding in acht te nemen, over alles wat deze over de totale organisatie van Horror Productions Holland (HPH) te weten is gekomen. Bij overtreding wordt een boete in rekening gebracht (zie de Geheimhoudingsverklaring).
- Bij overtreding van dit belang tijdens de duur van de overeenkomst is het bestuur van Horror Productions Holland (HPH) gerechtigd alle overeenkomsten met onmiddellijke ingang te beëindigen. Belangrijk is om alle ontvangen documenten en formulieren goed door te lezen zodat regels en overige goed bekend zijn en er een goede samenwerking kan blijven bestaan.

3. Gedragsregels
Als vrijwilliger van Horror Productions Holland (HPH) heb je een voorbeeldfunctie voor de bezoekers.
Het gebruik van alcohol, drugs, lachgas etc. tijdens een evenement is NIET toegestaan. Mocht er sprake zijn van ongewenst gedrag of uitspraken dan word je hierop aangesproken door team beveiliging of het bestuur en ontvang je een waarschuwing. Een tweede waarschuwing betekent einde van de samenwerking.

Bij diefstal is er geen waarschuwing. Bij diefstal wordt meteen aangifte gedaan en heeft altijd per direct verwijdering uit Horror Productions Holland (HPH) als gevolg. Alles wat in een privé tas of je eigen zakken verdwijnt kan als diefstal worden gezien. Als er een afspraak is geef het voorwerp dan in beheer bij de teamleider beveiliging tot het eind van het evenement.

Roddels worden NIET geaccepteerd. Als er onenigheid is leg dit dan neer bij het bestuur of een teamleider. Als je vragen krijgt antwoord je met “het wordt opgelost door het bestuur” of “als je duidelijkheid wilt vraag dit dan aan het bestuur”. Ook beschuldigingen zonder bewijs te kunnen leveren worden niet getolereerd. Dit wordt gezien als valse beschuldigingen. Een waarschuwing over een gebeurtenis of delict zonder bewijs stellen wij zeer op prijs.
Bij zware vermoedens worden deze ALLEEN bij een teamleider of bestuurslid neergelegd. De teamleider of bestuurder bekijkt de situatie en lost het op of legt het bij het volledige bestuur neer. De teamleider of het bestuurslid maakt een notitie van de vermoedens met zoveel mogelijk details en de NAW gegevens van de aangever, de notitie wordt gestuurd naar informatie.hph@gmail.com onder vermelding van gedragsregels. Het bestuur houdt, zover mogelijk, de aangever op de hoogte van de gang van zaken.

- Heb respect voor elkaar (o.a. voor bezoekers, omwonenden, locatie beheer en personeel) en de eigendommen van anderen.
- Minderjarigen worden altijd door een volwassene begeleidt. Per evenement kan bekeken worden of er een leeftijdsgrens is. Indien een minderjarigen zonder begeleiding komt, wordt deze naar huis gestuurd!
- Bij de evenementen mag er alleen gedronken, gerookt of voedsel genuttigd worden op de daarvoor aangewezen plaatsen, wijs elkaar hier vriendelijk op.
- Er wordt geen alcohol geschonken, tenzij het evenement plaats vindt in een beheerde locatie waar de beheerder hiervoor de vergunningen bezit. De huisregels van de beheerde locatie gelden wat betreft de verkoop van alcohol maar natuurlijk ook overige regels.
- Er mag ook door bezoekers geen alcoholische drank, drugs, lachgas etc. mee worden gebracht naar een evenement. Heb je een vermoeden maak hiervan dan een melding bij je teamleider, bestuur of team beveiliging, zo blijft het voor iedereen leuk en gezellig.

4. Zorg voor eigendommen
- De vrijwilliger moet ALLE eigendommen van Horror Productions Holland (HPH) of eigendommen van ondersteunende instanties of vrijwilligers die aan Horror Productions Holland (HPH) zijn toevertrouwd, met de vereiste zorgvuldigheid beheren en hanteren.
- Bij het afsluiten van een evenementendag behoren ALLE attributen, waaronder ook kleding en toebehoren, teruggelegd of ingeleverd te worden op de locatie waar deze behoren.
- Bij beëindiging van de overeenkomst dient de vrijwilliger per direct te zorgen dat Alle eigendommen van Horror Productions Holland (HPH), ondersteunende instanties/bedrijven of vrijwilligers van HPH ingeleverd worden bij het bestuur van HPH. Horror Productions Holland (HPH) zal zelf zorgen dat de eigendommen weer in het bezit komen van de juiste persoon. Bij geen gehoor van deze regel wordt dit gezien als diefstal. Er zal aangifte worden gedaan bij de politie en er zal vanuit Horror Productions Holland (HPH) een boete in rekening worden gebracht van 100 euro en daarnaast de aankoopwaarde van het product(en).

5. Financiën en Vergoedingen
a) Financiën aanvragen
- De onkosten en budget worden per team door het bestuur van Horror Productions Holland (HPH) bepaald.
- Vrijwilligers mogen aan een evenement geen geld verdienen mits dit is bepaald door het bestuur van Horror Productions Holland (HPH) waarin de wettelijke regels in acht worden genomen.
- Om een evenement kostendekkend te maken wordt er entree en eventuele extra kosten gevraagd, deze bedragen worden door het bestuur bepaald. Teamleider ticketverkoop heeft de verantwoording om alle inkomsten te noteren en over te dragen aan de penningmeester. Alle overige inkomsten b.v. sponsoren horen direct in contact te worden gebracht met de penningmeester.
- Een ondernemer die wil deelnemen mag inkomsten vragen voor wat deze verkoopt, b.v. horeca via locatie beheerder, een frietkraam of toiletwagen. Deze mogelijke extra kosten voor bezoekers moeten worden aangekondigd in de PR zodat bezoekers hier rekening mee kunnen houden. Voor vrijwilligers kunnen hier speciale afspraken in gemaakt worden, mocht dit zo zijn worden vrijwilligers hiervan op de hoogte gesteld.

b) Onkostenvergoeding
Voor onkostenvergoeding wordt vooraf schriftelijk toestemming gegeven. De hoogte van vooraf aangegeven onkostenvergoedingen worden na het evenement berekend vanuit de inkomsten van het betreffende evenement en uitbetaald. Wegens een te klein budget kan Horror Productions Holland (HPH) geen reiskosten en overige door vrijwilliger eigen bepaalde kosten vergoeden. Natuurlijk stellen wij het wel zeer op prijs dat u als vrijwilliger de reiskosten en kosten wegens eigen initiatief op u neemt.

c) Vrijwilligersvergoeding
Landelijke regels over vrijwilligersvergoedingen als uurloon of maximaal jaarsalaris zijn per organisatie vastgesteld. Horror Productions Holland (HPH) heeft geen mogelijkheid om eventuele geregistreerde vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding aan te bieden. Dit staat dus los van de onkostenvergoeding waarvoor vooraf schriftelijk toestemming is gegeven.

6. Verzekering tegen aansprakelijkheid en ongevallen
- Veroorzaak je als vrijwilliger schade tijdens de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden bij Horror Productions Holland (HPH) zal de eigen aansprakelijkheidsverzekering ingezet moeten worden.
- Als tijdens de uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden bij Horror Productions Holland (HPH) de vrijwilliger een ongeval treft waar ernstig letsel optreed of zelfs de dood ten gevolge heeft zal de eigen ongevallenverzekering aangesproken en/of ingezet moeten worden. Aan te raden is dan ook om te controleren of je de benodigde verzekeringen hebt afgesloten en deze tijdig zijn betaald.

7. Indeling rollen en taken
- De teamleiders of bestuursleden delen vrijwilligers in op ondersteunende taken. Teamleider acteurs deelt acteurs in op de benodigde rollen en kijkt hierbij naar de kwaliteiten van acteren, hieronder valt ook bij de rol passend lichaamstaal en uiterlijk. Eventueel kan er rekening gehouden worden met wensen maar kwaliteiten gaan ten alle tijden voor. Vaste acteurs, familie, vrienden etc. hebben in deze beslissing geen enkel recht op voorrang vanwege privé banden.

8. Gebruik van foto’s
a) Auteursrechten:
- Op alle foto’s die gemaakt worden op een evenement van Horror Productions Holland (HPH) kunnen geen auteursrechten worden genomen.
- Foto’s die gemaakt zijn op een evenement van Horror Productions Holland (HPH) mogen niet verkocht worden.
- Bij openbaarmaking van foto’s die worden aangeboden, en dus door een ander zijn gemaakt op een evenement van Horror Productions Holland (HPH), dient men te allen tijde schriftelijke toestemming (e-mail of sms/whatsapp) te hebben van de maker van de foto om deze foto’s openbaar te mogen gebruiken. De uitgever ziet dus af van auteursrechten en is dus geen auteursrechthebbende meer.
De schriftelijke toestemming (foto/print screen, mail en whatsapp) moet worden doorgestuurd naar informatie.hph@gmail.com onder vermelding van Auteursrechten, zodat het gearchiveerd kan worden.

b) Portretrecht:
Hieronder vallen specifieke portretfoto’s die gebruikt worden voor publicatie. Hiervoor gebruikt Horror Productions Holland (HPH) een toestemmingsverklaring die ondertekend dient te worden door de geportretteerde. Deelnemende vrijwilligers vullen deze toestemmingsverklaring in bij aanmelding.

9. Calamiteiten
a) Wat zijn calamiteiten:
Op alle rangen van een gebeurtenis, van een kleine woordenwisseling tot aan zware gebeurtenissen, worden bij Horror Productions Holland (HPH) gezien als een calamiteit. Al is de situatie nog zo klein er zal meteen door team beveiliging en het bestuur ingezet worden op het handhaven van calamiteiten.
Dit om respect voor elkaar intact te houden en te zorgen dat iedereen zoveel als mogelijk plezier beleeft op de evenementen van Horror Productions Holland (HPH).

b) Wat te doen bij calamiteiten:
- In het geval van een brandmelding of calamiteit is IEDEREEN verplicht de instructies van de teamleider BHV/ EHBO, of hiervoor aangestelde ondersteuners, per direct op te volgen.
- De organisatie van Horror Productions Holland (HPH) is niet aansprakelijk en kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal en verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen. U bent zelf verantwoordelijk voor uw eigen kleding en materialen.
- Bezoekers die het evenement verstoren, worden door team beveiliging verzocht weg te gaan. Bij geen gehoor schakelt de teamleider beveiliging de politie en eventueel het beheer van de locatie in.
- Bij een verstoring/ calamiteit proberen alle vrijwilligers dit te scheiden van het evenement totdat team beveiliging het overneemt. Hou de gebeurtenis voor je, bespreek de gebeurtenis na het evenement met een teamleider of het bestuur. Deel het dus niet met bezoekers, het krijgt een eigen verhaal en je evenement krijgt een negatieve sfeer. Als bezoekers iets vragen geef je aan dat het wordt opgelost. Zie “Gedragsregels”
- Veiligheid: Paden horen 1.10 meter breed te zijn. Verschuif dus geen decoratie waardoor de doorgang wordt verstoord. Bij een calamiteit horen ALLE gordijnen weggetrokken te worden en op de grond worden gegooid daar waar een personen in zijn vlucht niet gestoord kan worden. Deuren moeten open gezet worden zodat het voor iedereen duidelijk is waar de uitgangen zijn.
- Iedereen die betrokken is bij een Calamiteit wordt gevraagd om de belevenis zoals deze heeft beleeft schriftelijk in te dienen bij het bestuur. Stuur de mail/brief naar informatie.hph@gmail.com onder vermelding van calamiteit (naam evenement) en datum.
- Is er na een calamiteit behoefte aan ventilatie geeft dit dan direct aan bij het bestuur. Het bestuur zal in overleg met de hulpvrager zorgen dat slachtofferhulp ingeschakeld wordt. Let wel het is nooit de bedoeling om je te schamen hulp te vragen, ermee blijven lopen is veel erger. We zijn er om elkaar te helpen.